Od czego zacząć pracę z programem ELISOFT Faktury 2023 lub ELISOFT Firma 2023?

Otwórz formularz do edycji danych firmy – wybierz menu Ustawienia | Dane firmy – i wprowadź możliwie pełne dane swojej firmy, takie jak nazwę, adres, telefony, kontakt mailowy i stronę www. Uzupełnij także pole nagłówka i logo – te informacje znajdą się na wydrukach faktur, warto więc zadbać o to aby były estetyczne. Na zakładce Nagłówek firmowy na wydrukach możesz dowolnie formatować logo i tekst nagłówka, np. zmienić kolory, wyrównanie lub czcionkę. Dopasuj nagłówek do swoich potrzeb.

Niezależnie od ustawień nagłówka i logo, każdy wydruk możesz później dostosować do swoich wymagań indywidualnie, wykorzystując zaawansowany edytor szablonów wydruków.

Jeśli korzystasz z konta bankowego w swojej działalności lub chciałbyś używać różnych numerów kont na fakturach, wystawiając np. faktury w złotówkach i w euro lub innych walutach, to wygodnie będzie wprowadzić do programu konta bankowe z których korzystasz, aby potem móc szybko wskazać konto, które ma się pojawić na fakturze. Wskazane konto można ustawić jako domyślne, aby automatycznie pojawiało się na wszystkich nowo tworzonych fakturach lub rachunkach.

Jeżeli uzupełnisz konto bankowe, to na fakturze/rachunku może być umieszczony kod QR do szybkich płatności mobilnych za pomocą telefonu, dzięki czemu twoi klienci będą mogli wygodnie opłacić fakturę swoim telefonem poprzez zeskanowanie kodu – jest to znakomita funkcjonalność z której od kilku lat korzysta coraz więcej firm (mogłeś już dostać fakturę z takim kodem do płatności np. za usługi telekomunikacyjne).

Aby wprowadzić konta, otwórz formularz do definicji kont bankowych – wybierz menu Ustawienia | Konta bankowe – i dodaj tyle kont ile potrzebujesz. Oprócz podania nazwy banku i numeru konta, możesz podać także nazwę i adres posiadacza konta. Wszystkie te dane będą później widoczne na wydruku faktury, w zależności które konto wybierzesz.

Adres i nazwa właściciela konta są opcjonalne - wymagane jest aby uzupełnić tylko pole „Nazwa konta” oraz „Numer rachunku”.

Program może obsługiwać dowolnie wiele kas, w których ewidencjonuje się m.in. zapłaty za faktury zakupu i sprzedaży lub inne wpływy i wydatki (np. wypłat dla pracowników lub kosztów działania firmy, na własne potrzeby). Kasa jest rozumiana jako pewna abstrakcja miejsca, w którym gromadzisz i z którego wypłacasz pieniądze. Kasą może być więc bank albo kasa gotówkowa w firmie, albo sejf w domu. Kasy służą do tego, aby rozróżnić i mieć kontrolę nad tym, gdzie znajduje się ile pieniędzy.

Jeśli do jednej kasy będziesz przyjmować różne waluty (np. zapłaty za faktury w PLN i EUR), to program je od siebie rozróżni i wyświetli podsumowanie osobno dla każdej waluty. A więc w odróżnieniu od kont bankowych (gdzie dla różnych walut są osobne rachunki), ta sama kasa może przechowywać informacje o wpłatach/wypłatach różnych walut. Jest tylko kwestią Twojej wygody i potrzeby, jakie kasy chcesz mieć w programie. Numeracja dokumentów w każdej kasie może biec osobno lub być wspólna dla wszystkich kas.

Domyślnie w programie jest jedna kasa ogólna – użyj opcji menu Ustawienia | Kasy, aby dodać lub zmienić kasy.

W programie możesz wprowadzić dane swoich pracowników, których zatrudniasz w firmie. Oprócz zgromadzenia w jednym miejscu ogólnych informacji dotyczących pracownika, takich jak adres, numer telefonu, email, PESEL, dołączenia umów jako załączników do kartoteki pracownika, i późniejszego szybkiego dostępu do tych informacji, daje to możliwość wyboru pracownika w wielu dokumentach - np. kto wystawia fakturę, ofertę lub dokument kasowy albo określenia kto jest opiekunem danego kontrahenta lub kto ma realizować zlecenie. Zamiast wpisywać każdorazowo imię i nazwisko, które miałoby się pojawić np. na fakturze, wystarczy wybrać pracownika z listy.

Dane pracowników wprowadza się na zakładce Pracownicy w głównym oknie programu, używając polecenia Nowy pracownik. Naturalnie w każdym momencie możesz później uzupełnić lub zmienić dane.

Karta pracownika zbiera wszystkie ważne informacje na temat pracownika - w szczególności możesz także dodawać załączniki, umowy i inne dokumenty związane z pracownikiem. Jeśli uzupełnisz także zdjęcie pracownika, to będzie można później użyć zdjęcia na wydrukach ofertowych czy zleceniach, tak aby klienci widzieli kto ich obsługuje, co uczyni ofertę bardziej spersonalizowaną.

P.S. Nie zapomnij wprowadzić także siebie, jako jednego z pracowników ;)

Prowadząc firmę, obsługujesz na pewno różnego rodzaju klientów, których w programie nazywamy zamiennie kontrahentami. Kontrahenci mogą być z kolei pogrupowani według różnych kategorii, które klasyfikują danego kontrahenta pod różnymi względami. Np. warto rozróżnić klientów „jednorazowych” od „stałych”, firmy od osób fizycznych, kontrahentów którzy świadczą Tobie usługi od tych którym Ty sprzedajesz swoje produkty i usługi, klientów „dużych” od „małych”, albo rzetelnych od tych, którzy niechętnie spłacają swoje należności.

Poszczególne grupy nie muszą się wcale wykluczać, a co więcej, kontrahent może należeć naraz do kilku grup. W programie jest początkowo wprowadzonych kilka grup, ale jest to jedynie propozycja - na pewno sam wiesz najlepiej, jaką klasyfikację chcesz zastosować w Twojej specyfice działalności, którą prowadzisz.

Zatem, aby mieć możliwość pogrupowania kontrahentów, przejdź do menu Ustawienia | Grupy kontrahentów i zmień lub wprowadź nowe nazwy grup. Masz do dyspozycji 30 wpisów. Naturalnie będziesz mógł przyporządkować kontrahenta do wybranych grup, gdy będziesz edytować dane kontrahenta, o czym w następnym punkcie.

Na zakładce Kontrahenci w głównym oknie programu możesz dodawać i edytować swoich kontrahentów (a także wyszukiwać i filtrować, co będzie przydatne jeśli masz setki klientów). Aby dodać nowego kontrahenta, użyj polecenia Nowy kontrahent. Program może także wykonać import kontrahentów z pliku, co umożliwia przeniesienie kontrahentów np. z innego programu – więcej możesz przeczytać tutaj.

Dane kontrahenta możesz zweryfikować, mając jego numer NIP - wystarczy że wprowadzisz NIP do programu i klikniesz opcję wyszukania danych (przycisk z lornetką w polu NIP), a program pobierze dane z GUS i wyświetli je. Jest to bardzo szybki i wygodny sposób na sprawdzenie kontrahenta i uzupełnienie jego danych.

Formularz z danymi kontrahenta jest dosyć rozbudowany, co pozwala Ci umieszczać różnego rodzaju informacje związane z kontrahentem. Informacje takie jak nazwa, adres i NIP uzupełniaj zawsze – dane te pojawią się na fakturach i rachunkach. Warto również uzupełnić dane teleadresowe, jak adres email, telefon, strona www w przypadku firm, co pozwoli Ci na późniejszy szybki kontakt z klientem, ale to nie wszystko – jeżeli Twój kontrahent jest firmą, to może posiadać wielu swoich przedstawicieli; informacje o nich możesz zamieścić na zakładce Osoby kontaktowe. Dany kontrahent może mieć również swoje preferencje odnośnie metod płatności (np. przelew o określonym terminie płatności), co ustawisz na zakładce Płatności. Z kolei na zakładce Grupy przypiszesz kontrahenta do określonych grup, które zostały wcześniej zdefiniowane. Na zakładce Uwagi możesz zaznaczyć czy kontrahent jest nierzetelny w płatnościach lub w wykonaniu usług (jeśli jest dostawcą), możesz także całkowicie zablokować kontrahenta. Status (ostrzeżenie lub blokada) będzie pokazywany w tabeli dla wszystkich kontrahentów, a dla klienta zablokowanego program nie pozwoli wystawić faktury, co zabezpieczy Cię przed wykonywaniem transakcji z tym kontrahentem - jest to ważna opcja, jeśli masz dziesiątki czy setki kontrahentów których trudno byłoby spamiętać. Na zakładce Notatki możesz zamieszczać istotne wpisy związane z kontrahentem, np. opis jakiegoś procesu negocjacji, ustalenia. W zakładce Załączniki możesz umieszczać różne pliki związane z kontrahentem, np. umowy, zdjęcia, arkusze kalkulacyjne i inne dokumenty związane z danym kontrahentem. Program ma wbudowaną funkcję podglądu plików PDF, Worda, Excela i obrazów, więc do przeglądania załączników nie są potrzebne osobne aplikacje.

Program został wyposażony również w pomocną funkcję podpowiadania kodów pocztowych, miast i ulic. Stąd, jeśli jako pierwszą informację adresową, wpiszesz kod pocztowy, to program automatycznie podpowie miasto, a być może także ulicę. Natomiast w polu z numerem NIP działa kontrola poprawności danych – jeżeli NIP jest błędny, program o tym poinformuje. Pozwoli Ci to uniknąć oczywistych pomyłek przy wprowadzaniu tego ważnego numeru. Pamiętaj, że kontrola działa tylko dla polskich numerów NIP - zagraniczne numery są oczywiście inne i w tym przypadku ostrzeżenie można zignorować.

Cel uzupełniania tabeli kontrahentów jest oczywisty – raz wprowadzone dane będzie można wielokrotnie wykorzystywać, tworząc faktury, rachunki, zlecenia, zamówienia, oferty i inne dokumenty. Tworząc nowy dokument, wystarczy tylko wybrać kontrahenta z listy, a wszystkie dane przeniosą się do dokumentu automatycznie.

Naturalnie nie musisz wprowadzać danych swoich wszystkich kontrahentów od razu. Tabelę kontrahentów można zmieniać i uzupełniać w każdym czasie, gdy tylko jest taka potrzeba.

Zależnie od specyfiki działalności Twojej firmy, może okazać się bardzo wygodne zdefiniowanie towarów, które sprzedajesz lub usług które oferujesz, aby móc potem szybko i łatwo tworzyć faktury i inne dokumenty. To pozwoli Ci zaoszczędzić trochę czasu i odciąży od pamiętania wszystkich cen i oznaczeń.

Dodatkowo, w programie ELISOFT Faktury Premium oraz ELISOFT Firma, dostępna jest pełna obsługa magazynu ze stanami magazynowymi i dokumentami magazynowymi PZ/WZ/PW/RW/MM - dzięki temu można ewidencjonować zakup i sprzedaż, historię i stan na jednym lub wielu magazynach.

Jeżeli więc oferujesz powtarzające się usługi lub sprzedajesz towary/artykuły, możesz w głównym oknie programu na zakładce Magazyn | Towary i Magazyn | Usługi wprowadzić zbiór pozycji z towarami/usługami. Aby dodać nową usługę/towar, kliknij polecenie Nowy towar / Nowa usługa i wprowadź podstawowe informacje – nazwę, jednostkę, cenę, VAT. Jeżeli produkt który sprzedajesz, ma określoną datę ważności, możesz również zamieścić informację w programie na ten temat – aplikacja będzie wyświetlać ostrzeżenia przy produktach, dla których zbliża się termin ważności lub uległy już przeterminowaniu.

Listę usług i listę towarów możesz również zaimportować z pliku – więcej na ten temat możesz przeczytać tutaj.

Później, tworząc fakturę, ofertę, zlecenie czy dokument magazynowy, będziesz mógł wybrać towar/usługę z dostępnego zbioru towarów/usług które zdefiniujesz (co automatycznie przeniesie podane informacje do pozycji dokumentu). Każdą pozycję w fakturach, ofertach czy zleceniach, można wpisać również zupełnie niezależnie - podając ręcznie wszystkie potrzebne informacje.

Towary mogą zawierać szereg różnych właściwości, w tym kod kreskowy i zdjęcie. Każdą właściwość towaru można użyć na wydrukach, również drukować zdjęcie, opis lub prawdziwy kod kreskowy. Jeśli tworzysz oferty, to zamieszczenie zdjęcia opisu i koloru towaru w ofercie, może być dobrym pomysłem - a wydruki można całkowicie dostosować za pomocą zaawansowanego edytora wydruków. Sama tabela towarów w programie również może wyświetlać miniatury zdjęć, aby można było łatwiej identyfikować produkty.

Jeśli podłączysz do programu czytnik kodów kreskowych, to będzie można bardzo szybko dodawać, odnajdywać i sprzedawać towary z magazynu. Wystarczy zeskanować kod towaru czytnikiem, a program podejmie akcję stosowną do kontekstu w jakim się znajduje - np. gdy jest otwarta faktura, to towar zostanie automatycznie wybrany do sprzedaży, a gdy jest otwarte główne okno aplikacji, to program odnajdzie i wyświetli towar w tabeli lub zaproponuje jego dodanie do magazynu.

Program może także drukować kody kreskowe towarów stosując różne popularne warianty kodów 1 i 2 wymiarowych - dzieki czemu możesz oznaczyć swoje towary dodatkowymi własnymi kodami kreskowymi. Nawiasem mówiąc, kody kreskowe można umieszczać również na wydrukach dokumentów (np. na fakturach, zleceniach), aby móc potem szybko odnajdywać dokument w programie skanując jego kod.

Mając uzupełnione dane swojej firmy, wprowadzone dane pracownika i kontrahentów, możesz swobodnie tworzyć faktury sprzedaży i zakupu, faktury proforma, jak również wystawiać korekty do faktur (tak zakupowych jak i sprzedażowych).

Wszystkie te rodzaje faktur są dostępne na pierwszej zakładce Fakturowanie w głównym oknie aplikacji.

Aby utworzyć nową fakturę, kliknij polecenie Nowa faktura. W tym przykładzie będzie to faktura sprzedaży. Pojawia się wówczas okno tworzenia nowej faktury. Wystawienie faktury jest bardzo proste – sprowadza się w zasadzie do wybrania kontrahenta, dla którego tworzymy fakturę oraz dodania pozycji faktury, czyli opisania tego co mu sprzedajesz. Po zaakceptowaniu przyciskiem OK, faktura jest gotowa – można ją wydrukować lub wysłać mailem do kontrahenta bezpośrednio z programu, albo zapisać do pliku PDF.

Przyjrzyjmy się bardziej szczegółowo, jakie opcje są dostępne. W panelu Sprzedawca widoczne są dane Twojej firmy – są one uzupełniane automatycznie, zazwyczaj nie ma potrzeby ich modyfikować. W panelu Nabywca pokazują się dane kontrahenta, dla którego wystawiana jest faktura – jeżeli dane kontrahenta były już wpisane do programu, użyj przycisku z dwoma zielonymi ludzikami (który symbolizuje kontrahentów), aby otworzyć listę kontrahentów i wybierz stamtąd kontrahenta – jego dane przeniosą się do faktury. Jeżeli kontrahenta nie ma jeszcze na liście, użyj przycisku z jednym zielonym ludzikiem i utwórz dane nowego kontrahenta.

W panelu Wystawienie/terminy określasz dane związane ze sprzedażą i wystawieniem faktury. Każdą informację możesz zmienić ręcznie, a jeśli uprzednio w danych kontrahenta została np. ustalona jakaś forma i termin płatności, to przy wyborze kontrahenta te informacje zostaną automatycznie ustawione przez program.

W panelu Dodatkowe informacje możesz uzupełnić pole uwag, które pokaże się na tej konkretnej fakturze. W panelu Waluta określasz walutę faktury, domyślnie PLN ale możesz również wybrać EUR, CHF, GBP lub inną walutę – wówczas program pobierze z banku NBP kurs waluty i uzupełni opis tabeli NBP.

W panelu Konto/kasa możesz wybrać po pierwsze do której kasy będzie rozliczona faktura oraz jaki numer konta bankowego ma się pojawić na wydruku faktury. Aby wybrać numer konta bankowego, kliknij przycisk z zieloną strzałką obok pola z kontem. (Więcej na temat kont i kas możesz przeczytać w punkcie 2 i 3 u góry tej strony).

Mając wybranego kontrahenta, daty i formę płatności, możesz przejść na zakładkę Pozycje faktury, na której wypełniasz zasadniczą część, widoczną poniżej.

Używając przycisków Dodaj pozycję i Usuń pozycję, możesz dodawać/usuwać kolejne wiersze z pozycjami faktury. Po dodaniu nowego wiersza, wystarczy wprowadzić nazwę, podać jednostkę, ilość, cenę, stawkę VAT. Jeżeli uprzednio zdefiniowałeś w magazynie jakieś usługi lub towary, wystarczy kliknąć na przycisk z ikonką niebieskiego kluczyka (klawisz skrótu F3), aby wybrać usługę z listy lub przycisk z ikonką czerwono-żółtych woreczków (klawisz skrótu F4) aby wybrać towar z listy – taki wybór automatycznie uzupełni nazwę, kod PKWiU, jednostkę, cenę netto, VAT i cenę brutto, zgodnie z danymi które są przypisane danej usłudze/towarowi. Każdą z tych wartości można jednakże zmienić już na samej fakturze, w szczególności należy uzupełnić sprzedawaną ilość.

Jeżeli wprowadzono wszystkie pozycje, które miały się na fakturze znaleźć, wystarczy kliknąć przycisk OK i faktura jest gotowa.

Podczas tworzenia faktury, program może wyświetlić także ostrzeżenie, jeśli kontrahent zalega z płatnościami. Można tą opcję wyłączyć, ale często może okazać się przydatna – aby np., zależnie od polityki firmy, nie wystawiać nowych faktur dla kontrahentów, którzy nie mają uregulowanych wcześniejszych należności. Jeśli kontrahent został zablokowany, za pomocą opcji blokady w karcie kontrahenta, program nie pozwoli utworzyć faktury dla takiego kontrahenta, do czasu jego odblokowania (więcej na ten temat w punkcie 6 powyżej).

Niemal wszystkie tabele w programie posiadają zestawy filtrów z prawej strony tabeli, dzięki którym można przefiltrować dokumenty wystawione w zadanym terminie, wystawione dla określonego kontrahenta, albo mające określony status (na przykład faktury niezapłacone). Dzięki temu, jeśli dokumentów jest dużo, można zawęzić zbiór danych w tabeli tylko do wyswietlania określonego rodzaju i sprawniej przeszukiwać potrzebne dane. Jeżeli dokumentów jest dużo w tabeli, zalecane jest aby włączyć filtr na biężcy rok lub miesiąc, z którym pracujesz. Ustawienie bieżącego roku jest korzystne zwłaszcza gdy w programie są już zebrane dane z kilku lat oraz w przypadku pracy sieciowej, aby zmniejszać obciążenie sieci i samego serwera.

Tabele posiadają możliwość wyszukiwania danych - w prawej górnej części tabeli znajduje się przycisk Wyszukaj, który wyświelta lub ukrywa pole wyszukiwania nad tabelą. Wpisanie dowolnego ciągu znaków w polu wyszukiwania powoduje odszukanie i podświetlenie wpisów w tabeli, zawierających ten fragment. Może to dotyczyć dowolnych danych - fragmentu nazwy, numeru NIP, kwoty. Przeszukiwane są wszystkie kolumny w tabeli, przy uwzględnieniu aktualnie założonych filtrów.

Tabele posiadają także przydatne opcje grupowania i sumowania danych, dzięki którym możesz w jednej tabeli przechowywać dokumenty w wielu walutach jednocześnie i grupować je oraz sumować według tych walut. Jest to szczególnie istotne dla dokumentów które z definicji nie posiadają przeliczników kursu waluty, np. zleceń, zamówień wewnętrznych, ofert (takie dokumenty są bazą do późniejszego wystawienia faktur i dopiero wtedy faktury otrzymują kurs waluty), ale nie tylko. Jeśli wystawiasz faktury lub inne dokumenty w kilku walutach, to aby poprawnie zliczyć wartość, należy przenieść kolumnę Waluta do pola grupowania - dokumenty zostaną pogrupowane według tej kolumny i wyświetlone zostaną podsumowania dla grup. Aby włączyć grupowanie, złap za nagłówek kolumny i przeciągnij ją do pola grupowania, albo kliknij prawym klawiszem i wybierz opcję Grupuj według tej kolumny.

Jeśli chcesz wyłączyć grupowanie, kliknij prawym klawiszem myszy na kolumnie w polu grupowania i wybierz opcję Rozgrupuj.

Grupowanie można stosować również dla kilku kolumn jednocześnie. Grupowanie nie musi dotyczyć jedynie scenariuszy zliczania, ale można je także użyć do porządkowania dokumentów w tabeli. Na przykład tabelę towarów można pogrupować według kategorii, albo gdy stosowane są flagi dokumentów (które mogą oznaczać etap realizacji danego zamówienia czy faktury) - wtedy można śledzić dokumenty przynależące do danej kategorii, a dokumenty mogą przechodzić między kolejnymi etapami, takimi jak Przyjęcie, Kompletacja, Wysyłka, Zakończenie i inne, dowolnie zdefiniowane w ustawieniach flag (menu Ustawienia / Flagi dokumentów). Wówczas dokumenty można przyporządkować do flag i wyświetlać w postaci pogrupowanej według takich etapów.

W stopkach grupy lub tabeli, można włączyć kilka podstawowych funkcji zliczających: licznik dokumentów, suma, średnia, maksymalna i minimalna wartość. Kliknięcie prawym klawiszem myszy na stopce w danej kolumnie tabeli uwidoczni opcje które można użyć dla tej kolumny. Widok stopki dla grupy oraz dla całej tabeli, można włączyć lub wyłączyć w opcjach tabeli. Kliknięcie prawym klawiszem na danej opcji sumowania pozwala również wyłączyć dane sumowanie.

Po wystawieniu faktur należy się spodziewać ich zapłaty, co zazwyczaj następuje wcześniej czy później, natomiast na zapłatę nie trzeba czekać zupełnie bezczynnie, a aplikacja może Ci pomóc w automatycznym monitorowaniu i ściąganiu należności.

Zanim jednak zapłata nastąpi, musisz przekazać fakturę swojemu klientowi. Możesz ją np. wydrukować lub wysłać mailem. Jeżeli chcesz wydrukować fakturę, zaznacz daną fakturę w tabeli i kliknij polecenie Drukuj fakturę – podgląd umożliwi Ci ostateczne skontrolowanie, jak będzie wyglądał wydruk faktury i czy wszystko jest poprawnie wystawione. Z okienka podglądu możesz natychmiast wydrukować fakturę na drukarce lub zmienić jakieś opcje drukowania, np. dodać informację czy jest to duplikat.

Fakturę można też wysłać mailem bezpośrednio z programu do klienta. Jeżeli w danych kontrahenta został podany adres email, oraz jeżeli w ustawieniach programu skonfigurowano konto do wysyłania maili (Ustawienia | Ustawienia programu | Wysyłka maili), to kliknięcie polecenia Wyślij fakturę przez e-mail spowoduje że program utworzy wydruk faktury w postaci pliku PDF, utworzy mail korzystając z szablonu wysyłki maila z fakturą i przygotuje całość do wysłania – wystarczy tylko potwierdzić przyciskiem Wyślij i mail z fakturą trafia od razu do skrzynki klienta. Szablony wszystkich wysyłanych maili możesz samodzielnie definiować oraz oczywiście zmieniać treść maila przed wysyłką.

Warto w konfiguracji mailingu ustawić wysyłkę kopii na własny adres mailowy, tak aby każdy mail wysyłany z programu trafiał także do jakiejś własnej skrzynki dla celów archiwalnych (lub chociażby po to aby wiedzieć, że taki mail został poprawnie wysłany). W programie wszystkie wysyłane wiadomości zgromadzone są w zakładce Maile w głównym oknie programu.

Następnie, gdy faktura została już wysłana, oczekujemy jedynie na jej zapłatę. Wystawiając na bieżąco dziesiątki czy setki faktur, monitorowanie terminów płatności każdej z nich byłoby trudne, ale program tę sprawę znacznie ułatwia. Przede wszystkim, możesz wykorzystać system filtrów, które są widoczne po prawej stronie okna z fakturami. Filtr Termin wystawienia pozwala wyświetlić tylko te faktury które zostały wystawione w podanym okresie czasu. Filtr Rozliczenie umożliwia wyświetlenie faktur, które zostały zapłacone lub tych które nie są zapłacone – przy czym nie ma tu znaczenia, czy faktura jest przeterminowana czy nie, liczy się tylko fakt jej zapłacenia. Filtr Terminowość daje możliwość pokazania faktur które są „w terminie” lub „po terminie”, to znaczy tych, których odpowiednio termin płatności jeszcze nie minął oraz tych, których termin płatności już minął – są to potencjalne kandydatki do wysłania przypomnienia lub wezwań do zapłaty. Filtr Klient pozwala na wyświetlenie faktur tylko dla określonego klienta.

Najczęściej używane opcje – tj. wyświetlenie wszystkich faktur, faktur niezapłaconych, i faktur po terminie – są dostępne jako polecenia pod panelami filtrów. Za ich pomocą można szybko włączyć najczęściej używane filtry.

Jeżeli wyświetlisz np. faktury przeterminowane, uaktywnia się polecenie Wyślij przypomnienie zapłaty, którego użycie spowoduje że program skonstruuje mail, korzystając ze zdefiniowanego w ustawieniach szablonu, z informacją o niezapłaconej fakturze. Przykład widać poniżej.

Takie przypomnienie zapłaty (treść szablonu, temat maila – możesz samemu ustalić w ustawieniach programu) można wysyłać albo do pojedynczej faktury, albo do całego zbioru „zaległych” faktur dla danego kontrahenta. Program potrafi pogrupować faktury według walut i podsumować całość, wysyłając zbiorczego maila z informacją ile za jaką fakturę kontrahent zalega.

Jednak oprócz ręcznej wysyłki przypomnień, program umożliwia także automatyczne przeglądanie niezapłaconych faktur których termin płatności zbliża się lub został przekroczony i wysłanie maila z przypomnieniem - funkcja ta jest całkowicie konfigurowalna jeśli chodzi o czas wysyłki, opcje ponawiania, z osobnymi szablonami maili dla faktur przed terminem i po terminie płatności. W przypadku jeśli wystawiasz wiele faktur, może to posłużyć jako narzędzie do miękkiej windykacji lub zapobiegania przeterminowaniu, dzięki czemu chronisz siebie i swoich klientów. Więcej informacji na temat automatycznej funkcji wysyłki przypomnień i powiadomień możesz przeczytać tutaj.

Gdy już płatność za fakturę nastąpi i sprawdzisz na koncie, że przelew za fakturę doszedł, należy rozliczyć fakturę, tj. „powiedzieć” programowi, że dana faktura została zapłacona (lub przynajmniej częściowo zapłacona). Aby rozliczyć fakturę, zaznacz najpierw fakturę w tabeli i następnie kliknij polecenie Rozlicz fakturę. Pokaże się wówczas okienko rozliczenia, w którym możesz wprowadzić informacje nt. wystawiającego/odbiorcy, podać opcjonalnie nr wyciągu bankowego na którym zaewidencjonowano wpływ, ale przede wszystkim musisz podać kwotę jaka została wpłacona.

Domyślnie w polu Łączna wpłacana kwota jest umieszczona całość zapłaty za fakturę. Jeśli nastąpiła tylko częściowa spłata faktury, to wpisz ręcznie tę wartość, która została wpłacona. Ostatnim elementem który należy uzupełnić, jest wybór kasy (zob. także punkt 3 powyżej), do której program ma zaewidencjonować wpływ. Domyślnie jest wybierana ta kasa która została wskazana w fakturze, ale w tym miejscu można tę opcję jeszcze zmienić. Zatwierdzenie przyciskiem OK powoduje wystawienie dokumentu przyjęcia wpływu do kasy, który spowoduje częściową lub całkowitą „spłatę” faktury.

Wszystkie dokumenty kasowe (tj. wpływy ewidencjonowane dokumentami KP, i rozchody ewidencjonowane dokumentami KW) są widoczne na zakładce Kasa w głównym oknie programu.

Komputery, chociaż coraz bardziej doskonałe, są jednak urządzeniami zawodnymi - raz na jakiś czas coś może się fizycznie w komputerze zepsuć. Komputer jest także narażony na działanie wirusów czy złośliwego oprogramowania. Wszystkie te czynniki mogą spowodować utratę danych, dlatego ważne jest aby regularnie archiwizować istotne dane.

Nasze aplikacje ELISOFT Firma Premium 2023, ELISOFT Firma 2023, ELISOFT Faktury Premium 2023 oraz ELISOFT Faktury 2023, korzystają do przechowywania danych z renomowanego, profesjonalnego serwera baz danych Microsoft SQL Server. Serwer ten zarządza bazą danych, w której są zawarte wszystkie informacje widoczne w aplikacji, tj. dane kontrahentów, pracowników, faktury, zlecenia, towary i usługi, maile i wszystkie inne istotne dane aplikacji. Najczęściej serwer jest zainstalowany na komputerze razem z aplikacją, co oznacza że również na lokalnym komputerze przechowywana jest baza danych. Pliki bazy danych nie są umieszczone w katalogu z programem, lecz w specjalnym katalogu serwera SQL, zwykle w podkatalogu C:\Program Files\Microsoft SQL Server, ale nie musisz ręcznie archiwizować tych plików.

W celu zabezpieczenia Twoich danych, razem z aplikacją rozpowszechniany jest program Kopia Danych. Skrót do niego znajdziesz w Menu Start | Programy | ELISOFT Firma 2023 | Kopia Danych. Możesz także przejść do katalogu z zainstalowaną aplikacją (zwykle C:\Program Files\ELISOFT), aby stamtąd uruchomić program Kopia Danych. Ten mały program narzędziowy służy do wykonywania kopii bazy danych lub przywracania danych z wykonanej kopii. Dzięki niemu możesz zarchiwizować wszystkie dane zawarte w bazie i zapisać je do jednego pliku, by następnie przechować plik z kopią w bezpiecznym miejscu, np. na innym dysku, na pendrive, na innym komputerze czy w usłudze chmurowej Dropbox, OneDrive czy GoogleDrive. Posiadając aktualną kopię bazy danych, możesz szybko przywrócić wszystkie dane programu w przypadku jeśli komputer ulegnie sprzętowej awarii czy zostanie uszkodzony przez wirusa.

Aby dowiedzieć się więcej o wykonywaniu i odzyskiwaniu kopii danych, przejdź tutaj

Naszą aplikację nieustannie rozwijamy, wprowadzając nowe funkcje i sugestie użytkowników, poprawki wykrytych błędów, poprawki bezpieczeństwa, a także dostosowując program do zmieniających się przepisów prawnych. Dlatego ważne jest aby korzystać zawsze z najnowszej wersji programu.

Aktualizacje programu wydawane są przeważnie raz w miesiącu, niekiedy częściej. Program co pewien czas sam sprawdza czy jest dostępna nowsza wersja, ale jeśli nie masz w danym momencie dostępu do internetu to komunikat o nowej wersji nie pojawi się. Dlatego w menu Pomoc umieściliśmy polecenie Sprawdź czy jest dostępna nowa wersja programu za pomocą którego w dowolnym momencie dowiesz się czy używasz najnowszej wersji (wymagane jest połączenie z internetem, aby program mógł zweryfikować istnienie nowszej wersji). Jeśli polecenie nie działa, sprawdź czy zapora/antywirus nie blokuje programu. Najnowsze aktualizacje są też zawsze dostępne na naszej stronie do pobierania aktualizacji.

Jeśli nowa wersja programu jest dostępna, to program wyświetla przycisk, którego kliknięcie otwiera stronę do pobierania aktualizacji. Kliknij na odpowiednią wersję programu - ELISOFT Firma Premium 2023, ELISOFT Firma 2023 lub ELISOFT Faktury Premium 2023 lub ELISOFT Faktury 2023 - aby pobrać najnowszy instalator i uruchom instalację. Nie ma potrzeby ręcznego usuwania poprzedniej wersji - wystarczy tylko uruchomić instalator nowej wersji, który zaktualizuje samą aplikację. Całość procesu aktualizacji nie zabiera więcej niż minutę.